Copias de seguridad

Antes de seguir con la lectura de esta entrada te recomiendo que leas la anterior que tiene mucho que ver con ésta: Archivos y carpetas, organizando la información. Si ya la leíste o crees que no te hace falta, puedes seguir adelante.

¿Por qué hay que hacer copias de seguridad?

Nada en esta vida es eterno y menos en informática donde está muy arraigado además el concepto de obsolescencia programada, que no es más que la limitación que los fabricantes imponen a sus productos para que dejen de funcionar pasado un determinado tiempo. Algo así como lo que les ocurría a los replicantes en Blade Runner.

Existen muchos otros factores además del anterior para que nuestros recuerdos se puedan perder “como lágrimas en la lluvia”:

  • aunque el fabricante no limitara la vida de su dispositivo de almacenamiento (disco duro del ordenador, memoria interna del móvil, tarjeta de memoria, pendrive, cd, dvd…), como cualquier aparato tiene una duración determinada en función de la calidad de sus componentes, del tiempo que se use…
  • existen además los accidentes por mal uso: disco duro externo que se cae al suelo, pendrive que se rompe por un golpe cuando estaba insertado, cd que se cae de la mano y golpea de canto, memoria o pen olvidados en el pantalón y que se lavan quedando limpísimos pero inaprovechables, formateo de un disco por descuido…
  • o los accidentes externos: inundaciones, incendios, subidas de tensión, virus…
  • o incluso pueden entrar a casa a robar y llevarse nuestro ordenador con todo su contenido.

Por todas esas causas, es recomendable tener siempre una COPIA de seguridad de la información valiosa para nosotros. He escrito copia en mayúsculas con toda la intención: copia significa tener la misma información en al menos dos sitios: disco duro del ordenador Y disco externo (o pendrive si no es mucho lo que se tiene que guardar), móvil Y disco duro del ordenador, móvil Y espacio en “la nube” (otro día hablaremos de esto con un poco más de detalle). Así que, ya podemos ir desechando esa idea de “me compro un disco duro externo grande y así vacío el ordenador para que vaya más rápido”. ¡¡Errooor!! El disco duro externo se puede estropear exactamente igual que el interno. Si hacemos esto lo único que conseguiremos es trasladar la responsabilidad del disco interno de nuestro ordenador al externo, pero seguiremos teniendo nuestra información en un único sitio y así no habremos hecho una COPIA sino un TRASLADO. ¿Es un lío? Sí. ¿Es un faenón? También. ¿Da pereza? Mucha. Pero si un día nos encontramos que el ordenador no arranca no se producirá esta conversación:

– (Técnico, o sea, yo) Lo siento, el disco duro está dañado

– (Cliente, o sea, el perezoso) ¿Y la información que tenía en él?

– Pues eso, la tenías, ya no la tienes

Y entonces, ¿qué se copia en una copia de seguridad?

Antes de continuar me gustaría hacer una salvedad: esta entrada habla de usuarios particulares, no de empresas, luego veremos por qué. Lo explicado para particulares también sirve para empresas, aunque en este caso no sólo deben copiar lo que a continuación explicamos.

Como vimos en la entrada anterior (Archivos y carpetas, organizando la información) lo que cada usuario guarda en su “armario” personal está en las carpetas que allí detallamos: Escritorio, Documentos, Imágenes y demás. Sería tan sencillo como seguir los siguientes pasos:

  • Ir a Equipo (o Mi Pc para Windows XP), pinchar dos veces sobre C, ir luego a la carpeta Usuarios (Documents and Settings en Windows XP) y luego entrar en en el usuario del que queremos hacer la copia de seguridad pinchando dos veces en su nombre.
  • Del listado que nos aparece (ya explicado en la nombrada entrada anterior) pinchamos sobre una de las carpetas que queremos copiar, presionamos a continuación la tecla Ctrl del teclado y, SIN SOLTARLA, seguimos pinchando en todas las carpetas en las que tengamos información que queremos copiar. Nos quedará algo así:
01 PixworD. Copias seguridad
Copias seguridad. Carpetas seleccionadas
  • Si alguna de las carpetas la hemos seleccionado por error, podemos quitarla de la selección volviendo a pinchar sobre ella, siempre sin soltar la tecla Ctrl.
  • Una vez tenemos todas las carpetas seleccionadas ya podemos soltar la tecla Ctrl y pinchamos con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de ellas. Del menú que nos aparezca escogemos la opción Copiar.
  • Conectamos un disco duro externo o un pendrive, depende de la capacidad que necesitemos. Por cierto, para saber cuánto ocupan las carpetas seleccionadas, pinchamos con el botón derecho sobre una de ellas igual que hicimos antes y escogemos la opción Propiedades. En mi caso podemos ver que ocupa 15 GBs, que hay 41 carpetas y 325 archivos. Con ese tamaño (15 GBs) necesitaremos un disco duro externo o un pendrive de al menos 32 GBs.
02 PixworD Copias seguridad
Copias de seguridad. Propiedades
  • Cuando hayamos conectado el disco duro o el pen, vamos a Equipo (Mi Pc en Windows XP), buscamos allí el dispositivo, pinchamos dos veces sobre él y, en una zona de la ventana donde no haya nada, pinchamos de nuevo con el botón derecho y, de entre las opciones, escogemos Nuevo -> Carpeta.
03 PixworD Espacio en blanco
Copias de seguridad. Espacio en blanco
  • A esta carpeta le ponemos como nombre la fecha del día de la copia en formato AAAMMDD donde AAAA es el año, MM el mes (07 por ejemplo si es julio) y DD el día (03 por ejemplo): 20171027. Con este sistema nos aseguramos que se ordenan siempre por fecha. Una vez creada la carpeta, pinchamos dos veces sobre ella para abrirla, botón derecho del ratón a continuación y, de entre las opciones, escogemos Pegar
  • Y ahora, a esperar a que se copie la información, que, dependiendo de cuánta sea, de si hemos usado conexiones USB 3.0 o 2.0 (lo veremos en otra entrada), de si estamos usando o no el ordenador mientras se copia, pues tardará más o menos tiempo.
  • Y ya está. no tiene mayor dificultad, ¿a que no?

Unos días después (o unas semanas, o unos meses, dependiendo de con qué frecuencia generemos información nueva), repetimos el proceso creando una nueva carpeta con la fecha del día de la copia y volviendo a copiar toda nuestra información. Cada cierto tiempo, en función de lo que las copias viejas vayan ocupando, en función del espacio que nos quede disponible o sólo porque ¿para qué tener copias de lo mismo una y otra vez? podemos ir borrando las carpetas con fecha antigua porque en la/s última/s tenemos lo mismo que en aquéllas más lo nuevo que desde aquella fecha hasta hoy hayamos añadido.

Existen programas que automatizan este proceso pero como a mí me gusta saber qué hago, si lo copio a mano sé qué estoy copiando y que se está haciendo correctamente.

Por cierto, si hay varios usuarios, este proceso se debería hacer para cada uno de ellos. El proceso sería casi el mismo: una vez creada la carpeta con la fecha, creamos una nueva carpeta en su interior con el nombre de cada usuario y pegamos ahí lo que previamente habíamos seleccionado.

¿Y qué pasa con las empresas?

Pues en primer lugar, que cada una tiene una forma particular de guardar la información: en ocasiones existe por ejemplo un ordenador que actúa de servidor, o sea, de almacén externo (y de más cosas, pero lo simplifico) y las carpetas personales de cada usuario que está conectado a este servidor no se guardan en el propio ordenador que el usuario maneja sino en el servidor, así que, para hacer copias de dichas carpetas sería conveniente, en este caso, realizar el proceso que he descrito antes en el ordenador servidor que es donde está toda la información y no en cada uno de los ordenadores personales.

En segundo lugar, aparte de estos archivos, las empresas suelen usar programas de facturación, de contabilidad, de almacén o de cualquier otro tipo que guardan su información en unos archivos especiales que se llaman Bases de datos. En estos casos, los propios programas suelen tener una opción en su menú que es, precisamente, Copia de seguridad. Esto nos crea un archivo con una copia de esa Base de datos en la carpeta que decidamos. Lo que tenemos que hacer es decirle al programa que esa copia la almacene en alguna de las carpetas personales (Documentos podría ser una buena opción) y así, cuando hagamos una copia de esas carpetas estaremos guardando, a la vez, el archivo que creamos con la Copia de seguridad del programa.

Sólo un par de salvedades sobre este último punto:

  • la primera es que, si sólo hacemos una copia de seguridad de la base de datos en una de nuestras carpetas pero luego no hacemos una copia de esas carpetas tal y como hemos descrito al principio de esta entrada no servirá de nada puesto que tanto el propio programa como la copia están en el mismo disco interno del ordenador y, como dijimos al principio, si se estropea el disco se pierde la información que contiene.
  • la segunda es que, el archivo que nos crea el programa no sirve por sí mismo para volver a recuperar la información que contenía, sino que habría que instalar el programa en un nuevo ordenador, buscar la opción de Recuperar desde copia de seguridad (o algo similar) para que pudiéramos leer el contenido de dicha copia. La copia de seguridad que nos hace el programa es como si fuera una película de DVD: en su interior está el contenido que nos interesa (la película / los datos de la base de datos) pero no lo podemos ver a no ser que tengamos un reproductor de DVD (el programa que es capaz de leer e interpretar dichos datos). La película por sí sola no sirve si no tenemos el reproductor de DVD. La copia de la base de datos por sí sola no sirve si no tenemos el programa para leer esos datos.

Siguiendo estos sencillos pasos (explicados con detalle parecen más pero en realidad no son tantos) podremos tener la tranquilidad de que, si nos sucede algún tipo de desastre con nuestros información personal, siempre tendremos una copia para recuperar, si no todo, al menos la mayor parte.

Si tenéis alguna duda, consultadme por Facebook o en nuestro Formulario de contacto.

Hasta la BITta.

PD: Desde PixworD declinamos cualquier responsabilidad de los daños que el lector pueda provocar en su dispositivo por error o desconocimiento.